spok:osobni_udaje
Zpracování a uchovávání osobních údajů ve SPOK
| Typ údajů | Specifikace údajů (maximální rozsah, implementace dle politiky jednotlivých knihoven) | Účel zpracování | Zákonný důvod | Kdo má k údajům přístup | Způsob uchování | Způsob ochrany/zabezpečení | Doba uchování | Způsob likvidace |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Osobní a kontaktní údaje registrovaného uživatele | Základní údaje: jméno a příjmení, datum narození, adresa trvalého bydliště, kontaktní adresa v ČR, číslo osobního dokladu | Poskytování služeb registrovaným uživatelům, ochrana majetku a knihovního fondu jednotlivých knihoven, statistické hodnocení činnosti knihoven SPOK, evidence pohledávek a účetních operací, postup při vyřizování žádostí uživatelů, informování o službách poskytovaných jednotlivými knihovnami SPOK | Smluvní vztah (registrace) | Pracovníci knihovny, kde je čtenář registrován, v závislosti na konkrétních přidělených oprávněních. Pokud čtenář udělí souhlas se sdílením osobních údajů také v další knihovně na základě registrace, mají k údajům přístup také pracovníci této další knihovny. | Elektronicky v databázi knihovního systému | Zabezpečení hesly | Po dobu trvání registrace, případně ve vymezeném období bezprostředně následujícím po ukončení registrace. Délku tohoto období stanoví knihovní řád jednotlivých knihoven ve SPOK | Anonymizace |
| Osobní a kontaktní údaje registrovaného uživatele | Další údaje: e-mailová adresa, telefon, akademické tituly, aj. v závislosti na rozsahu zpracování dané knihovny | Poskytování služeb registrovaným uživatelům, ochrana majetku a knihovního fondu jednotlivých knihoven, statistické hodnocení činnosti knihoven SPOK, evidence pohledávek a účetních operací, postup při vyřizování žádostí uživatelů, informování o službách poskytovaných jednotlivými knihovnami SPOK | Souhlas s poskytnutím osobních údajů | Pracovníci knihovny, kde je čtenář registrován v závislosti na konkrétních přidělených oprávněních. Pokud čtenář udělí souhlas se sdílením osobních údajů také v další knihovně na základě registrace, mají k údajům přístup také pracovníci této další knihovny. | Elektronicky v databázi knihovního systému a v papírové podobě | Zabezpečení hesly | Po dobu trvání registrace, případně ve vymezeném období bezprostředně následujícím po ukončení registrace. Délku tohoto období stanoví knihovní řád jednotlivých knihoven ve SPOK | Anonymizace |
| Služební údaje | Kategorie registrovaného uživatele a registrované průkazy | Poskytování služeb registrovaným uživatelům, ochrana majetku a knihovního fondu jednotlivých knihoven, statistické hodnocení činnosti knihoven SPOK, evidence pohledávek a účetních operací, postup při vyřizování žádostí uživatelů, informování o službách poskytovaných jednotlivými knihovnami SPOK | Smluvní vztah (registrace) | Pracovníci knihovny, kde je čtenář registrován, v závislosti na konkrétních přidělených oprávněních. Pokud čtenář udělí souhlas se sdílením osobních údajů také v další knihovně na základě registrace, mají k údajům přístup také pracovníci této další knihovny. | Elektronicky v databázi knihovního systému | Zabezpečení hesly | Po dobu trvání registrace, případně ve vymezeném období bezprostředně následujícím po ukončení registrace. Délku tohoto období stanoví knihovní řád jednotlivých knihoven ve SPOK | Anonymizace |
| Služební údaje | Údaje o provedení a ukončení výpůjčky, údaje o rezervaci knihovní jednotky, údaje o náhradách škody na vypůjčené knihovní jednotce | Poskytování služeb registrovaným uživatelům, ochrana majetku a knihovního fondu jednotlivých knihoven, statistické hodnocení činnosti knihoven SPOK, evidence pohledávek a účetních operací, postup při vyřizování žádostí uživatelů, informování o službách poskytovaných jednotlivými knihovnami SPOK | Smluvní vztah (registrace) + oprávněné zájmy zpracovatele | Pracovníci dané knihovny s příslušným oprávněním po dobu trvání výpůjčky (čtenář může v případě zájmu udělit souhlas se sdílením osobních údajů také v další knihovně - souhlas je poskytován na základě registrace). Poté mají pracovníci knihovny přístup pouze k informaci o poslední výpůjčce konkrétního dokumentu v katalogu služebního klienta, jinak má k údajům o historii výpůjček a rezervací přístup. pouze čtenář ve svém čtenářském kontě | Elektronicky v databázi knihovního systému | Zabezpečení hesly | Rok po ukončení transakce. Čtenář může historii výpůjček a rezervací smazat ve svém čtenářském kontě kdykoliv | Anonymizace dat |
| Účetní údaje | Údaje o naúčtovaných poplatcích a finančních transakcích | Poskytování služeb registrovaným uživatelům, ochrana majetku a knihovního fondu, evidence pohledávek a účetních operací | Smluvní vztah (registrace) + oprávněné zájmy zpracovatele | Pracovníci knihovny, kde je čtenář registrován, v závislosti na konkrétních přidělených oprávněních. Pokud čtenář udělí souhlas se sdílením osobních údajů také v další knihovně na základě registrace, mají k údajům přístup také pracovníci této další knihovny. | Elektronicky v databázi knihovního systému, případně také v účetnictví dané knihovny | Zabezpečení hesly | Po dobu trvání registrace a dále podle interních předpisů jednotlivých knihoven. Podrobnosti jsou uvedeny v knihovním řádu příslušné knihovny. V případě uzavřených transakcí, které jsou vázány na konkrétní výpůjčku nebo rezervaci, jsou data odpojena od údaje o vypůjčeném titulu při anonymizaci výpůjček/rezervací. Účetní údaje jsou likvidovány podle spisového a skartační řádu příslušné knihovny | Elektronická data: Anonymizace dat, Účetnictví - viz spisový/skartační řád dané knihovny„ |
| Právní údaje | Upomínky a předžalobní výzvy: Jméno a příjmení, adresa a další kontakty, seznam pohledávek Ochrana majetku a knihovního fondu | Oprávněné zájmy správce | Pracovníci knihovny, kde je čtenář registrován, v závislosti na konkrétních přidělených oprávněních. | Údaje jsou uchovány spolu se čtenářským kontem, další podrobnosti mohou být specifikovány v interních směrnicích jednotlivých knihoven. | Zabezpečeno hesly | Po dobu platnosti registrace, případně dle interních směrnic dané knihovny | ||
| Služební údaje | Přihlášení do čtenářského konta (uživatelské jméno), IP adresa | Poskytování služeb registrovaným uživatelům | Smluvní vztah (registrace) + oprávněné zájmy zpracovatele | Provozovatel SPOK (administrátor systému) | Elektronicky na knihovním serveru | Zabezpečeno hesly, přístup pouze z vnitřní sítě provozovatele | Uchováván je pouze údaj o poslední transakci | |
| Služební údaje | Logy serveru a knihovního softwaru | Poskytování služeb uživatelům, ochrana a provoz systému Oprávněné zájmy zpracovatele | Provozovatel SPOK (administrátor systému) | Elektronicky na knihovním serveru | Zabezpečeno hesly, přístup pouze z vnitřní sítě provozovatele nebo z určených počítačů 2 měsíce | Úplné vymazání dat | ||
| Služební údaje | Zálohy knihovního systému - veškerá data v databázi knihovního softwaru | Poskytování služeb registrovaným uživatelům, ochrana majetku a knihovního fondu jednotlivých knihoven, statistické hodnocení činnosti knihoven SPOK, evidence pohledávek a účetních operací, postup při vyřizování žádostí uživatelů, informování o službách poskytovaných jednotlivými knihovnami SPOK | Oprávněné zájmy zpracovatele a správců údajů | Provozovatel SPOK (administrátor systému) | Uchování na záložním serveru provozovatele (stejné zabezpečení jako knihovní server) | Zabezpečeno hesly | 1 týden | Úplné vymazání dat |
| Osobní údaje žadatelů o registraci | Registrační údaje: Jméno, příjmení, adresa (povinně), telefon, e-mail, uživatelské jméno (nepovinné) | Žádost o uzavření smlouvy o registraci do některé z knihoven zapojených ve SPOK | Souhlas s poskytnutí osobních údajů | Pracovníci dané knihovny v závislosti na konkrétních přidělených oprávněních | Elektronicky v databázi knihovního systému | Zabezpečení hesly | Při dokončení registrace jsou data automaticky přesunuta do čtenářského konta - viz základní a další údaje registrovaných uživatelů. V případě nedokončené registrace (žadatel se nedostaví do knihovny k uzavření smlouvy) jsou údaje smazány obvykle po 30 dnech od odeslání žádosti (nebo dle nastavení knihovny). | Úplné vymazání dat |
Tabulka s přehledem zpracovávaných údajů ke stažení (XLSX, 8 kB)
Další informace najdete na stránce Bezpečnost a ochrana osobních údajů v Evergreenu
/var/www/eg-wiki.osvobozena-knihovna.cz/data/pages/spok/osobni_udaje.txt · Poslední úprava: 2018/11/13 21:23 autor: ece