Standardem je náhrada stejnou knihou stejného vydání, viz Knihovní řád, Čl. XI (náhrada ztrát a škod)

1. Prodloužit výpůjčku ztracené knihy podle potřeby, aby měl čtenář dost času obstarat náhradu (standardně 1 měsíc, maximálně 2 měsíce). Pokud výpůjčka nejde prodloužit (např. protože čtenáři vypršela platnost registrace), je možné použít volbu „Změnit datum vrácení“.
2. Zjistit, jestli je kniha běžně dostupná na trhu

1. Informovat čtenáře, že je nutné ztracenou knihu nahradit výtiskem stejné knihy (stejný titul a stejné vydání)
2. Upozornit, že bude nutné také uhradit poplatek za zpracování ztracené/poškozené knihy (viz Knihovní řád)

1. Poslat čtenáře za vedoucí knihovny, která řeší se čtenáři způsob náhrady ztráty
2. Do zprávy ve čtenářském kontě (typ zprávy musí být UPOZORNĚNÍ) napíše
   1. o kterou knihu se jedná (uvést název, čárový kód
   2. jakým titulem má být ztráta nahrazena

Když čtenář přinese náhradu za tracenou knihu

1. Otevřete čtenářské konto
2. Na kartě Vypůjčky označte kurzorem řádek se ztracenou knihou
3. Klikněte na tlačítko „ Akce pro vybrané exempláře“ a zvolte položku „Označit jako ztracené (čtenářem)„. Kniha se přesune mezi ztracené knihy (dolní část rozhraní) a zároveň se naúčtuje poplatek za tracenou knihu.
4. Přejděte na kartu „Poplatky“
5. Zrušte označení všech ostatních poplatků tlačítkem „Zrušit označení všech“
6. Poté označte platbu za ztrátu knihy kliknutím levého tlačítka myši na prvním sloupci v přehledu dlužných poplatků (Pokud čtenář nedluží žádný jiný poplatek než za ztracenou knihu, je tento poplatek automaticky označen a není nutné rušit označení ostatních ani označovat platbu za ztracený dokument)
7. Jako způsob platby vyberte platbu „Hotově“
8. Do pole „Přijato“ napište částku za zpracování ztracené knihy (60 Kč) a proveďte platbu.
9. Čtenáři předejte potvrzení o zaplacení poplatku za zpracování nové knihy
10. Jako způsob platby vyberte platbu „Věcná náhrada“
11. Do pole „Přijato“ napište částku, která Vám zbyla po odečtení 60 Kč (měla by to být cena knihy) a proveďte platbu
12. Čtenáři předejte potvrzení o zaplacení ztracené knihy ( na lístku bude informace o způsobu platby - věcná náhrada)
13. Zkontrolujte, zda má čtenář ve svém kontě poznámku o způsobu náhrady knihy ve čtenářském kontě - pokud ano, je nutné tuto poznámku smazat.

POZOR- Pokud cena náhradní knihy už zahrnuje poplatek za zpracování, je to uvedeno v poznámce o náhradě knihy. V tom případě se platí způsobem „Věcná náhrada“ najednou jak cena ztracené knihy, tak i poplatek za zpracování (např. pokud cena tracené knihy je 140 Kč, ale cena náhradní knihy je 200 Kč, necháme označené oba poplatky a zvolíme platbu věcnou náhradou pro oba poplatky naráz).

• pokud čtenář tvrdí, že knihu vrátil, ale ve fondu není, datum vrácení posuneme o měsíc dopředu, do té doby by se měla nesrovnalost vyřešit
• čtenář si půjčuje knihu, která je označena jako ztracená jiným čtenářem a ten za ni dluží poplatek za zatraceno knihu (v rozhraní „F5“ má kniha status „lost“): knihu půjčíme, čárový kód knihy pošleme vedoucí knihovny, která nesrovnalost dořeší
• čtenář si půjčuje knihu, která je označena jako nezvěstná (případně má jiný nestadnardní status, např. vyřazeno apod.) a nejsou u ní žádné jiné poznámky – použijeme režim Vracení (F2) a pak knihu půjčíme čtenáři obvyklým způsobem