Popsaný postup je využíván v Knihovně Jabok. Protože při našich pracovních postupech stahujeme do databáze záznamy dokumentů k objednání a tyto záznamy upravujeme až při příjmu dokumentu (tj. máme v databázi i záznamy, u kterých nebylo dokončeno zpracování), pro jednoznačnou identifikaci hotových záznamů využíváme nástroj pro práci se skupinami záznamů.

Shrnutí postupu:

• Jakmile je zpracování bibliografického záznamu definitivně ukončeno, knihovnice jej uloží do příslušné skupiny záznamů.
• Skupiny pojmenováváme podle měsíce, ve měsíci bylo zpracování záznamu dokončeno.
• Pokud záznamy vytváří více různých pracovníků, každý z nich vytvoří v příslušném měsíci svou vlastní skupinu nově zpracovaných záznamů.
• Ten, kdo export do souborného katalogu připravuje, vytvoří novou skupinu a do ní ze skupin příslušných pracovníků zkopíruje záznamy. Načíst cizí skupiny je možné pomocí čísla skupiny (číslo si zaměstnanci mohou sdělit mezi sebou, je také možné vygenerovat zprávu s názvy a čísly skupin).
• Poté jsou záznamy exportovány do souboru. Soubor s exportovanými záznamy je ještě upravován ((odstranění polí, která v Souborném katalogu není možné použít, kontrola duplicit apod.) pomocí programu MarcEdit .

• V menu Editace zvolte položku Skupiny záznamů
• Otevřete požadovanou skupinu záznamů a v dolní liště s tlačítky pro výběr akcí zvolte „Exportovat všechny záznamy“. Pozn.: Skupiny záznamů je možné mezi pracovníky knihovny sdílet pomocí čísla skupiny.
• Z nabídky formátů zvolit „MARC21“
• Soubor uložte jako typ souboru mrc (ISO) (připište příponu .mrc)

• Otevřete program MarcEdit a v nabídce zvolte Marc editor
• Otevřete soubor s exportovanými záznamy

Z evergreenových záznamů je nutné odstranit pole 901, které obsahuje systémová čísla Evergreenu. Je možné odstranit libovolná další pole (např. v Knihovně Jabok odstraňujeme nestandardní pole 694).

• Z menu Tools zvolte Add/Delete Fields
• Z nabídky vlevo zvolte položku Add/Delete field
• Do pole Field napište číslo pole, které chcete odstranit
• Klikněte na Delete field
  

• Z menu Tools zvolte Record deduplication
• V položce „Control Field“ vyberte z rozbalovacího menu hodnotu „Field/Subfield“ a do pole doplňte „001“
• U „Options“ zvolte „Remove duplicate items
• Klikněte na tlačítko „Process“
• Poté soubor uložte
  

Stejným způsobem je možné provádět deduplikaci záznamů na základě dalšíc polí (ISBN) apod.

Obecné informace o přispívání do Souborného katalogu jsou k dispozici na stránkách Souborného katalogu ČR