V případě dlouhodobé pracovní neschopnosti je možné čtenáři vyjít vstříc a odpustit mu zpozdné za těchto podmínek:

• Zpozdné se týká výpůjček uskutečněných nebo prodloužených krátce před začátkem pracovní neschopnosti (tj. odpuštění poplatků nezle aplikovat např. na několik měsíců nevrácené knihy).
• Čtenář kontaktoval knihovnu a sdělil, že má problém s vrácením knih v požadované lhůtě, krátce po začátku pracovní neschopnosti (tj. samotná pracovní neschopnost není důvodem k odpuštění zpozdného).
• čtenář se do knihovny dostaví do 7 dnů od ukončení pracovní neschopnosti, před vrácením požádá o odpuštění zpozdného a předloží doklad o nemoci/úrazu, ze kterého je zřejmé jméno a příjmení čtenáře a datum začátku a konce pracovní neschopnosti (např. potvrzení od lékaře, kopie neschopenky s vymazanými důvernými údaji apod.)

Při splnění uvedených podmínek je možné čtenáři odpustit zpozdné, které mu přibylo na účet ode dne, kdy knihovnu kontaktoval.

Čtenář onemocněl 1. března, výpůjční lhůta končí 3. března, knihovnu kontaktoval 5. března, do knihovny se po skončení nemoci dostavil do 30. března

Čtenáři lze odpustit zpozdné vzniklé od 5. do 30. března, tj. zaplatí pouze zpozdné, které vzniklo od 3. do 5. března

Čtenář onemocněl 1. března, výpůjční lhůta končí 3. března, knihovnu kontaktoval 2. března, do knihovny se po skončení nemoci dostavil do 30. března.

Protože čtenář kontaktoval knihovnu ještě před vypršením výpůjční lhůtu, je možné odpustit mu veškeré zpozdné (tato situace pravděpodobně nastane pouze v případnech, že nelze prodloužit výpůjční lhůtu některého dokumentu, např. kvůli rezervaci).

Když čtenář kontaktuje knihovnu a nahlásí problém (a situaci není možné řešit prodloužením výpůjček), knihovník:

• Sdělí čtenáři podmínky, za kterých je možné zpozdné odpustit
• Upozorní čtenáře, aby - až se po nemoci dostaví do knihovny - ještě před vracením dokumentů sdělil, že žádá o odpuštění zpozdného kvůli nemoci a předložil požadované potvrzení
• Ve čtenářském kontě vytvoří jednorázovou zprávu typu „upozornění“ (tj. s vyskakovacím oknem při načtení čtenářského konta). Do zprávy uvede datum, kdy čtenář knihovnu kontaktoval, způsob kontaktu (např. telefonicky) a důvod problému (např. nemoc, úraz apod.)

• Ve zprávách ve čtenářském kontě zjistit datum, kdy čtenář v průběhu pracovní neschopnosti kontaktoval knihovnu
• V rozhraní pro vracení dokumentů nastavit toto datum jako „zpětné datum vrácení“, viz vrácení exempláře - zpozdné se tím automaticky sníží o částku, která narostla po uvedeném datu.
• Smazat upozornění o nahlášené nemoci ve čtenářském kontě.

V případě, že vrácení omylem proběhlo běžným způsobem (nikoli ke zpětnému datu), a seznam vrácených dokumentů je stále k dispozici v rozhraní pro vrácení, je možné ještě využít funkci „Zpětné datování vrácení již vráceného exempláře“ viz vrácení exempláře - zpozdné se tím dodatečně sníží o částku, která narostla po uvedeném datu.