Základní informace pro zájemce o zapojení do SPOK

Odkaz na katalog SPOK: https://spok.katalog.jabok.cz/eg/opac/home

Společný katalog využívá jedinou instalaci svobodného softwaru Evergreen, tj. záznamy o knihách i čtenářích jsou v jedné databázi. Využívaný software však zároveň umožňuje „oddělit“ činnosti jednotlivých knihoven, takže čtenáři buď mohou pracovat pouze „ve své knihovně“, nebo mohou využít společné rozhraní (záleží na tom, co které knihovně vyhovuje). Rozhraní knihoven mohou být různá, ale data, zejména ta o knihách, jsou jen jedna, což šetří práci i peníze).

Něco málo o tom, jak SPOK funguje, se dozvíte např. v článku Dva roky společného katalogu s otevřeným knihovním softwarem Evergreen - (jde o příspěvek ve sborníku z mezinárodní konference INFOS, Stará Lesná, duben 2017, příspěvek je na stránkách 75-86). Můžete se také podívat na informace o pilotním projektu společného katalogu. Upozorňujeme, že jde o články z doby, kdy v katalogu společně fungovaly pouze 2 knihovny. Informace o aktuálně zapojených knihovnách viz Společný katalog Evergreen (SPOK).

Možnosti, které společný katalog nabízí

Využívání hotových bibliografických záznamů, které v katalogu existují (v takovém případě už není potřeba záznam vytvářet, stačí jen připsat informací o vlastnictví exemplářů).

Stahování záznamů běžné knižní produkce z katalogů dalších knihoven (včetně zahraničních), pokud záznam v katalogu není.

Možnost spolupráce s dalšími knihovnami ve SPOK (včetně možnosti sdílení čtenářů při splnění požadavků GDPR).

Možnost nastavení různých pravidel pro půjčování různým typů dokumentů (např. půjčovat/nepůjčovat, délka výpůjčky, možnost prodloužení výpůjčky, možnost rezervace…) různým typům čtenářů (např. studenti, pracovníci/spolupracovníci, externí uživatelé…).

Služební rozhraní využívá webový prohlížeč, proto výpůjčky nebo registraci nových čtenářů je možné řešit i mimo běžné prostory knihovny třeba s využitím notebooku nebo tabletu (např. na akcích apod.).

Pokud má knihovna zájem, jsou záznamy o dokumentech za celý SPOK automaticky zasílány do souborného katalogu ČR společně (informace o knihách jsou tak rozšířeny i mimo SPOK).

Každá knihovna může mít vlastní přizpůsobenou nápovědu na tomto dokumentačním portále Evergreen Dokuwiki CZ. Základy nápovědy obvykle vytvoříme v rámci přípravy a zaškolení pracovníků nové knihovny, poté je možné, aby pracovníci knihoven ve SPOK získali přístupové údaje a sami si nápovědu upravovali (editace funguje na podobném principu jako je tomu u Wikipedie) a případně přidávali vlastní návody na činnosti v knihovně. Jak může interní nápověda knihovny vypadat v praxi, viz Interní dokumentace Knihovny Jabok.

Poznámka:
Knihovní software Evergreen je poměrně robustní a přizpůsobený provozu společných katalogů, proto nabízí velké množství funkcí a nastavení, která zde z praktických důvodů neuvádíme. V případě, že přemýšlíte o zapojení do SPOK, doporučujeme promyslet, co pro svou knihovnu potřebujete. Obvykle není problém nastavit vše podle požadavků a potřeb jednotlivých knihoven.

Veřejný katalog (rozhraní pro uživatele)

V katalogu lze evidovat knihy, časopisy, elektronické dokumenty, DVD, audiosoubory, online soubory (v podstatě cokoliv, včetně fyzických předmětů).

Katalog má responzivní design a je rozumně přístupný také pro osoby se specifickými potřebami (např. se zrakovým postižením). Záznamy o dokumentech jsou obohaceny o přidaný obsah dostupný na serveru služby Obálkyknih.cz (obálky knih, obsahy, souhrny, hodnocení apod.).

Katalog nabízí jednoduché vyhledávací pole i formulář pro pokročilé vyhledávání. Výsledky vyhledávání lze dále zužovat pomocí dotazu nebo pomocí výběru předdefinovaných parametrů na boční liště (tzv. fasety pro vyhledávání). Vyhledávat lze také procházením katalogu podle názvů, autorů, témat nebo edice. Katalog nabízí také virtuální prohlížení regálů (podle umístění knihy). Rozhraní katalogu spolupracuje s volně dostupným bibliografickým manažerem Zotero1) Jde o svobodný software, viz https://www.zotero.org/. , takže je z katalogu možné stahovat informace o dokumentech přímo do tohoto softwaru.

Libovolné výsledky vyhledávání lze sdílet pomocí odkazů. Uživatelé mohou s výsledky pracovat pomocí tzv. košíku, který umožňuje hromadné akce. Mohou si také vytvářet seznamy a tyto seznamy sdílet pomocí odkazu v e-mailu, na vstupní stránce katalogu (viz např. katalog Knihovny Jabok), na webových stránkách organizace apod. Informace o možnosti využití seznamů a výsledků vyhledávání najdete např. v článku Studijní literatura v knihovním katalogu jako služba pro studenty i pedagogy2) Cerniňáková, Eva. Studijní literatura v knihovním katalogu jako služba pro studenty i pedagogy. Knihovny současnosti 2018 [online]. Praha: Sdružení knihoven ČR, 2018. s. 94-106 [cit. 2019-06-24]. ISBN 978-80-86249-86-5. Dostupné z: http://sdruk.mlp.cz/data/xinha/sdruk/2018/KKS18/sbornik18/Knihovny_soucasnosti_2018.pdf. .

V online katalogu čtenáři sami spravují své výpůjční konto, po přihlášení vidí, které knihy měli vypůjčené (a to i ve výsledcích vyhledávání), mohou vytvářet seznamy knih a sdílet je s ostatními, rezervovat si knihy, které jsou aktuálně vypůjčené aj.

Možností je samozřejmě daleko více

Příklady různých typů dokumentů v katalogu knihovny (klikněte na odkaz):

audiovizuální dokumenty

časopisy

vybavení

audioknihy

elektronické knihy dostupné online

knihy v brailově písmu

Elektronické zdroje v katalogu

Záznam v katalogu může kromě údajů o knize obsahovat i odkazy na elektronické verze dokumentu, viz příklad knihy s připojeným odkazem na elektronickou verzi

Lze vytvořit záznamy i pro dokumenty dostupné pouze elektronicky (online) viz Příklady knih pouze v elektronické podobě

Pokud má instituce digitální dokumenty (např. závěrečné práce studentů), lze s katalogem propojit, ať už formou odkazů u záznamů „papírových knih“ nebo vytvořením záznamu o elektronickém dokumentu (viz příklad výše). Lze také vytvořit virtuální „digitální pobočku“ knihovny v katalogu. Software sám však nenabízí úložiště digitálních dokumentů, k tomu je potřeba jiné softwarové řešení.

Zobrazení záznamů dokumentů přístupných pouze online (které nejsou připojeny k záznamu papírové knihy nebo časopisu) lze v případě potřeby omezit na konkrétní knihovnu (např. pokud jde o dokumenty přístupné na základě licence určené pouze pro konkrétní organizaci) nebo je naopak nechat dostupné všem knihovnám ve SPOK (této praxi dáváme přednost, protože je výhodou pro uživatele, vždy však záleží na licenčních podmínkách a požadavcích konkrétní knihovny).

Praktické aspekty spolupráce v souborném katalogu

Provozovatelem SPOK je Jabok - Vyšší odborná škola sociálně pedagogická a teologická (katalog původně vznikl jako katalog Knihovny Jabok). Formální náležitosti jsou řešeny smlouvou o spolupráci ve společném katalogu.

Výhodou zapojení do SPOK je metodická pomoc Knihovny Jabok, ať už formou konzultací v rámci jednotlivých činností, nebo tím, že standardy a legislativní nařízení jsou aplikována na celý katalog (příkladem byla implementace GDPR do SPOK řešená hromadně pro všechny spolupracující knihovny).

Při technickém zajištění provozu katalogu Jabok využívá služby Osvobozené knihovny, z.s.3) Osvobozená knihovna, z.s. může v případě potřeby pomoci s migrací dat nebo některými dalšími technickými aspekty souvisejícími se zapojením nové knihovny do SPOK, viz informace na webových stránkách spolku.

Software Evergreen, ve kterém je SPOK provozován, je knihovním softwarem s otevřeným zdrojovým kódem, nevyžaduje tedy náklady na pořízení licencí nebo upgrade (s výjimkou provozních nákladů, viz dále). Ačkoliv je tento software je primárně určen pro profesionální knihovny a knihovníky, většina knihoven či organizací zapojených do SPOK profesionální knihovníky nemá. Přesto jsou se softwarem spokojeni a po základním zaškolení jej bez potíží používají.

Zapojené knihovny se podílí na financování provozu katalogu předem dohodnutou částkou (definovanou ve smlouvě o spolupráci), náklady se odvíjejí od rozsahu dohodnuté podpory ze strany provozovatele (v případě menších knihoven jde obvykle o cca 500 Kč měsíčně). V této částce je zahrnut běžný provoz a náklady na služby spojené s přechodem na vyšší verzi knihovního softwaru min. jednou ročně), lze dohodnout i další služby (např. katalogizaci dokumentů, které nejdou stáhnout z jiného zdroje) a odpovídajícím způsobem navýšit paušální platby, nebo objednávat další služby jednotlivě, viz vzorová smlouva.

V každé ze spolupracujících knihoven/organizací musí být jmenována odpovědná osoba, která za organizaci zodpovídá za komunikaci zástupcem SPOK (kterým je vedoucí Knihovny Jabok). Bez ohledu na to, zda je v dané organizaci školený knihovník nebo ne, je potřeba počítat s nutností vyškolit nejméně jednoho člověka, který je schopen přidávat bibliografické záznamy do katalogu (katalogizovat), přidávat a spravovat exempláře a vést výpůjční agendu. Katalogizaci a správu exemplářů jde případně oddělit od výpůjční agendy a vyškolit zvlášť další osobu nebo osoby (není problém nastavit konkrétním osobám či skupinám osob práva pro činnosti, které vykonávají).

Vzhledem k tomu, že SPOK spolupracuje s dalšími knihovnami v rámci některých kooperativních projektů, které vyžadují záruky kvality katalogu, a zároveň na tvorbě a využívání SPOK podílí více nezávislých institucí, je při katalogizaci a dalších činnostech nutné dodržovat knihovní standardy a katalogizační pravidla (tato podmínka je i součástí smlouvy o spolupráci).

Potřebné vybavení

Čárové kódy pro knihy (s čárovými kódy můžeme pomoci, lze je případně pořídit za cenu tisku, samolepek a trošky práce).

Čárové kódy pro průkazy čtenářů. Poznámka: V knihovnách, kde se neočítá s externími čtenáři, lze půjčování řešit i bez čárových kódů, systém však potřebuje alespoň „virtuální“ čárový kód. Používání průkazů s čárovým kódem nebo čipové karty však silně doporučujeme, velmi to zjednoduší práci a eliminuje chyby.

Čtečka čárových kódů (cena ověřených typů cca 2-5 tisíc Kč, s výběrem můžeme poradit).

Možností je případně navíc pořízení čtečky čipových karet. Čtenáři pak mohou používat jako čtenářský průkaz vlastní čipové karty např. Lítačku, Inkartu, karty autobusových dopravců, ISIC, ITIC, zaměstnanecké průkazy apod. 4) Systém pro evidenci používá číslo čipu na kartě.

Počítač pro evidenci a půjčování. Není nutný speciální počítač, jen je potřeba počítat s nutností připojit čtečku čárových kódů, připojením k internetu a rozumně výkonnou konfigurací.

Předpokládané náklady na zahájení provozu:

Vybavení (viz výše).

Příprava a nastavení SPOK pro novou knihovnu, zejména přidání knihovny, vytvoření pravidel pro půjčování, nastavení práv pro uživatele, přizpůsobení rozhraní veřejného katalogu grafickému stylu organizace (viz možnosti přizpůsobení katalogu knihovny), konzultace a metodická pomoc, školení pro práci s knihovním softwarem: Částka se odvíjí od podle potřeb a dohodnutého rozsahu činností - podle zkušeností s knihovnami, které se prozatím do SPOK připojily, se tato částka obvykle vejde do rozmezí 5 - 10 tis. Kč.

Náklady na migraci dat nebo katalogizaci knihovního fondu (buď formou externí služby nebo s využitím práce interního pracovníka instituce, která se chce do SPOK zapojit).

Vzor smlouvy o spolupráci ve SPOK

Vzorová smlouva o spolupráci ve SPOK