Sklízení záznamů z Evergreenu do Souborného katalogu ČR - obecné pracovní postupy pro katalogizátory

Sklízení funguje na základě data změny záznamu tj. sklidí se záznamy, u kterých v daném období proběhla modifikace, což je buď vytvoření záznamu, přidání sigly nebo úprava některého pole v záznamu.

Aby se do souborného katalogu dostaly záznamy, které tam mají přijít (např. už zcela hotové) a naopak aby se tam nedostaly záznamy, které už v SK jsou a nemají se tam znovu posílat (ale přitom se jim změnilo datum poslední editace, tj. jde o úpravu, kdy se nepřidává sigla knihovny), je zajištěno pomocí pole MARC 995 $a, do kterého se uvede zkratka pro odlišení jednotlivých typů záznamů.

Údaje do pole 995 $a je vhodné vyplnit až úplně nakonec, těsně před uložením záznamu.

Všechny zkratky se pro jednoduchost píší malými písmeny.

„ska“ je zkratka pro „souborný katalog ano“. Označuje záznam, který se upravoval a má se sklidit - tj. je nový, nebo úprava spočívala v tom, že se přidala sigla další knihovny apod. Hodnota „ska“ v poli 995 $a zůstane v záznamu do nějaké změny, která se nemá projevit ve sklizni, viz následující bod. Pokud k takové změně nedojde, zůstane „ska“ v záznamu trvale.

„skok“ je zkratka pro „Souborný katalog OK“ (lze také chápat ve smyslu mnemotechnické pomůcky jako „přeskočení“ záznamu při sklizni). Označuje záznam, který byl už jednou sklizený a následně došlo k jeho úpravě, aniž by šlo o přidání vlastnictví v nové knihovně. Tj. je to záznam, který se do SK nemá opakovaně sklízet.

„skn“ je zkratka pro „souborný katalog ne“. Označuje záznam, který se nemá sklizet (bez ohledu na to, jestli je nový nebo upravovaný). Může jít o záznamy pomůcek a vybavení (např. sluchátka, nabíječky apod), odkazy na volně dostupné e-knihy, kvalifikační práce, interní dokumenty apod. )

1. Byl vytvořen a zcela dokončen nový MARCový záznam, který MÁ být sklizen do SK. Aby se záznam zařadil do sklizně pro souborný katalog, je potřeba do pole 995 $a uvést „ska“.
2. Byl vytvořen a zcela dokončen nový MARC záznam, který NEMÁ být sklizen do SK (např. kvalifikační práce, vybavení apod.) Aby se záznam do sklizně nedostal, do pole 995 $a je potřeba uvést „skn“.
3. Do existujícího záznamu MARC byla připsána sigla knihovny, která nově dokument vlastní. Aby se vlastnictví dokumentu v nové knihovně projevilo při sklizni do SK, musí být v poli 995 $a uveďeno„ska“.
   1. Pokud pole 995 neexistuje, vytvoří se a doplní se do něj hodnota „ska“.
   2. Pokud je v poli 995 $ hodnota „skok“, je potřeba ji změnit na „ska“.
   3. Pokud už v poli 995 $a je hodnota „ska“, není potřeba nic měnit.
4. Byl upraven existující záznam bez změny vlastnictví (např. oprava záznamu, přidání pole apod., ale nejde o pouhou změnu z hlediska nového přidání dokumentu do některé z knihoven.
   1. Pokud k přechozí změně záznamu došlo po poslední sklizni a zároveň v poli 995 $a je uvedena hodnota „ska“, pole 995 se nechá beze změny.
   2. Pokud k předchozí změně záznamu došlo před poslední sklizní, do pole 995 $a se uvede hodnota „skok“ ¹⁾.
5. Byl uložen nedokončený záznam (např. záznam stažený do akvizice apod.). Protože pole 995 prozatím neexistuje, záznam se do sklizně nezařadí (a není tedy potřeba nic dělat).